Dienstplanung – Software

Einfaches Erstellen des Dienstplanes mit intelligenter Software

Für jeden Verantwortlichen ist das Anfertigen von Dienst- oder Schichtplänen eine immer wiederkehrende Herausforderung. Das gilt für Industriebetriebe ebenso wie für Krankenhäuser, Pflegedienste oder Sicherheitsunternehmen. Alle Schichten müssen ausreichend besetzt sein, doch wie bringt man die unterschiedlichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter und deren persönliche Vorlieben unter einen Hut? Unsere Software hilft Ihnen dabei, Dienstpläne mit minimalem Aufwand zu erstellen. Testen Sie uns kostenfrei!

Stammdaten der Belegschaft effizient nutzen

Mit unserer einfach zu bedienenden Software können Sie alle wichtigen Daten Ihrer Mitarbeiter schnell erfassen. Zu den wichtigsten Stammdaten gehören neben Name und Anschrift auch das Geburtsdatum und die Bankverbindung. Notieren Sie hier auch die für die Lohnabrechnung wichtigen Eckdaten des Arbeitsvertrages. Für die Einteilung des Personals müssen Sie wissen, wie viele Stunden jeder Einzelne wöchentlich arbeitet und zu welchen Zeiten. Definieren Sie als Grundlage auch die Schichtzeiten Ihrer Abteilung.

Der Dienstplan regelt die Einsatzzeiten

Planen Sie für jeden Mitarbeiter den konkreten Arbeitseinsatz. Mit Hilfe der Dienstplan Software lassen sich alle individuellen Pläne zu einem Schichtplan zusammenführen. In einer grafischen Übersicht sind geplante Urlaube, Feiertage und Wochenenden farbig gekennzeichnet. Hier sehen Sie auf einen Blick, welche Zeiten doppelt besetzt sind und welche noch gar nicht. Fallen plötzlich Mitarbeiter aus, können Sie so schnell und adäquat reagieren. Mit den gespeicherten Daten können Arbeitszeitkonten und Urlaubsübersichten geführt sowie Zeitzuschläge berechnet werden. Damit tragen Sie zu einer schnellen und kostengünstigen Arbeitszeitabrechnung bei.

Per Ausdruck, E-Mail oder App

Unsere Dienstplan Software ist modern und nutzerfreundlich. Natürlich können Sie alle Pläne traditionell ausdrucken und aushängen. Möchten Sie Ihre Teammitglieder jedoch direkt informieren, können Sie den Schichtplan auch per Mail versenden. Für jugendliche Smartphone-Nutzer stellen wir auch eine App zur Verfügung, mit der ein direkter Zugang zur Software möglich ist.



MONATS – PLANUNG

So funktioniert die Dienstplanung mit der MONATS – Planung (Erklärung zum Bild):

  • Die Dienstplanung erfolgt für Teams.
  • Zeile 1: Sollplanung, Mitarbeiter werden mit Schichtzeiten eingeplant.
  • Zeile 2: Änderung der Sollplanung, z.B. MA ist krank.
  • Überwachung der Belegungsplanung z.B. pro Tag werden 2 Tagdienste benötigt, Gefahren icon zeigt fehlende Belegung an.
  • Farbliche Hintergründe: Doppelbelegung in anderen Team(s), Wünsche z.B. Wunschfrei, Sonn. und Feiertage.
  • Check icon: Dienstplan – Checker: Alle Planungsregeln eingehalten (z.B. gesetzliche Ruhezeiten) ?, Überwachung der Team AUSSTATTUNG (sind MA mit den benötigten Geräten vertraut ?).
  • Druck icon: flexibler Ausdruck, Dienstplan kann an alle Mitarbeiter per Email versandt werden, Export z.B. nach Excel.
  • Autoplan icon: Automatische Dienstplanung nach Vorgaben (Belegungsplanung, gesetzl. Ruhezeiten, Wünsche der MA…)..
  • Schichten eintragen: allg. Schichtzeiten, Fortbildung, Team Schichtzeiten können flexibel eingetragen werden.
  • MA Name anklicken: Arbeitszeiten können in allen Teams eingetragen werden.
  • Anzeige von Std./Urlaubs- Überträge, Änderungen von Soll – Arbeitszeiten.
  • Farbliche Kennzeichnung, ob der MA noch verplant werden kann.
  • Anzeige von allen eingeplanten Schichten als Übersicht u.a. graphisch.
  • Alternative Eingabe: Chronologische Eingabe der Schichten zeilenweise.
  • Arbeitspläne von Mitarbeitern werden automatisch in den Dienstplan übernommen.
  • Berechnung von Stundenkonto, Urlaubskonto, Krankkonto, Zeitzuschläge.
  • alle Schichten sofort im App.
  • Auszahlung von Fahrtkosten (individuell für Schichten).

TAGES – PLANUNG

Mit dem Tages – Planung erfolgt die Dienstplanung flexibel, d.h. Sie können sofort unterschiedliche Arbeitszeiten erfassen.

Weiterhin können Sie zunächst Schichten planen und erst später mit Mitarbeitern belegen.

  • Ausdruck von Leistungsnachweisen, nur Schichten für speziellen Kunden, nur spezielle Schichten…
  • Filter Mitarbeiter, Kunde.
  • Schicht Börse: Mitarbeiter können sich über die Web – App bewerben. 
  • Schichten automatisch erstellen aus Belegungsplanung.
  • Überwachung Belegungsplanung, wenn vorhanden.
  • Überwachung Team Ausstattung (Geräte).

WEB – APP: Zugriff über Mobile

KOSTENLOSE Web – APP für alle Mitarbeiter !

  • Übersicht Kalender, Dienstpläne, Stundenkonto, Urlaubsplan, Nachrichten.
  • Erfassung: Arbeitszeiten, Wünsche, Schicht Wechsel.
  • Leistungserfassung (Unterschriften).
  • Schicht Börse: Bewerbung auf freigegebene Schichten.

Kostenlose App für alle Mitarbeiter !

Die Web App…

EXCEL – Schnittstelle Export Alle Daten in Tabellenansicht können nach Excel exportiert werden.
EXCEL – Schnittstelle Import Import von Mitarbeiter aus EXCEL – Datei.
DATEV Schnittstelle Rechnungen DATEV Export von Kundenrechnungen.
DATEV Schnittstelle (LODAS) Lohnmeldung (Zeitzuschläge, Fahrtkosten, Bonuszahlungen) können im LODAS Format exportiert werden.

Hier erfahren Sie alles über Ihre Kosten:

Lizenzierung und Preise…

Zusatz – Module müssen direkt bei MDSoft GmbH freigeschaltet werden. Bei Interesse melden Sie sich direkt bei MDSoft GmbH.

Fragebogen zur Mitarbeiterbefragung/Kundenbefragung

Fragebogen dienen zur Mitarbeiterbefragung oder zur Kundenbefragung (z.B. Mitarbeiterzufriedenheit). Fragebogen sind sehr wichtig, um anonym Informationen zu erhalten und daraus Verbesserungen im Unternehmen einzuleiten.

So geht’s:

In der Software wird der Fragebogen entworfen:

  • es können max. 10 Spalten belegt und mit Punkten bewertet werden.
  • Sie können Hauptkategorien und Unterkategorien (Überschriften) definieren.
  • beliebig viele Fragen können für die (Haupt/Unter- Kategorien) erstellt werden.
  • Der Fragebogen ist erstellt, nun können Umfragen erstellt und Teilnehmer ausgewählt werden (z.B. alle Mitarbeiter eines bestimmten Teams). Sie erhalten Rückmeldung, wer den Fragebogen ausgefüllt hat.
  • ACHTUNG ! alle Fragebogen werden anonym gespeichert !

In der App wird der Fragebogen ausgefüllt:

  • Der Mitarbeiter beantwortet anonym den Fragebogen

In der Software wird der Fragebogen ausgewertet: 

  • Auswertung als Graph
  • Auswertung als Tabelle mit Zusatzinformationen

Fragebogen können auch zur Kundenbefragung verwendet werden !

In der Web – App werden die Fragebogen vom Mitarbeiter/Kunden ausgefüllt.


VIDEOS FÜR DIE WEB-APP

Streaming – Dienst für Videos:

Videos werden in der Cloud strukturiert und mit Informationen abgelegt.

Der MA kann diese Videos in der Web – App ansehen.

Anwendungsbeispiel:

Online – Schulungen für Mitarbeiter incl. Rückmeldung (z.B. MA muss Fragen zum Video beantworten).

Video werden in der Web – App gestreamt.

Stammdaten Verwaltung

  1. Mitarbeiterverwaltung:

    • Wechsel Tabellenansicht – Datenblatt.
    • Serienbrief – Funktion.
    • Aufgaben – Wiedervorlagen planen.
    • Eigene Liste definieren (z.B. Betriebsarzt Termine für die MA).
    • Dokumenten Speicher (mit Zugriffsrechten).
    • OUTLOOK Synchronisation.
    • Einstufung, Löhne, Zeitzuschläge, Fahrtkosten, Netto-Lohne Optimierung verwalten.
  2. Bewerberverwaltung:

    • Dokumenten Speicher (mit Zugriffsrechten).
    • Automatische Übernahme als Mitarbeiter.
  3. Benutzerverwaltung:

    • Software Benutzer und App Benutzer verwalten.
    • Rechte Verwaltung (Wer darf Was ?).
  4. Teamverwaltung:

    • Team: Team-MA, AUSSTATTUNG (Geräte), Feiertage, Kundenbetreuung planen.
  5. Schichtzeiten:

    • Allg. Schichtzeiten (gültig für alle Teams), Team – Schichtzeiten, Fortbildung – Schichtzeiten planen.
  6. Zielplanung / Urlaubsplanung / Fortbildungsplanung:

    • Planung: MA bezogen oder Team bezogen.
    • Übersicht geplant (Soll) – durchgeführt (Ist): Urlaube – Fortbildungen.
    • Eingaben von Wünschen über die Web – App.
    • Festlegung, wie Wünsche in der App eingegeben werden dürfen (z.B. spätestens bis zum 15. des Vormonats).
  7. Geräte – Manager:

    • Verwaltung von Geräten.
    • Welcher MA ist mit welchen Geräten vertraut (letzte Einweisung, nächste Einweisung) ?
  8. Aufgaben Planung:

    • Planung von Arbeitsaufgaben und Wiedervorlagen und Eintrag in MA Kalender.

Dienstplanung

  1. Freigabe App Eingaben:

    • Zeiterfassungen, Schicht – Wechsel, Schicht löschen: Eingaben über die App freigeben.
  2. MAP (Kartenansicht):

    • PIN mit MA Standort: Infos zu MA (Dienste, eingewiesene Geräte).
    • Umkreissuche.
    • Wo ist mein Team Standort ?
    • Wo sind meine Bewerber ?
  3. Schicht Börse:

    • Bewerbungen auf offene Schichten in Dienstpläne einplanen (MA X erhält Schicht Y).
    • MA wird per EMAIL über die Zuweisung der Schicht informiert.
  4. Dienstplanung:

    • Monatsplanung/Tagesplanung.
    • Überwachung Belegungsplanung (z.B. es werden 2 Tagdienste für Tag x benötigt).
    • Überwachung Team – Ausstattung (Geräte) (sind am Tag X MA eingeplant, die mit Gerät Y vertraut sind ?).
    • Überwachung Arbeitszeitschutzgesetz.
    • Flexibler Ausdruck: Druckvorlagen selber gestalten.
    • AUTOPLANER: automatische Dienstplanung nach bestimmten Regeln (z.B. Einhaltung des Arbeitszeit Schutzgesetzes, MA X möchte nur Nachtdienste…)
    • Freigabe Dienstpläne für die Web – App.
    • Schichtzeiten in allen Teams gleichzeitig editieren.
    • Farbliche Darstellung: Einplanung in anderen Teams, Aufgaben, Wünsche aus Zielplanung, Feiertage, Wochenende.
    • icons: Belegungsplanung OK/Fehler, Geräteüberwachung OK/Fehler, MA Kundenbetreuung.
    • Schicht Börse: freie Schichten definieren, auf die sich MA über die App bewerben können.
    • Aus Belegungsplanung Schichten erstellen und mit Drag & Drop mit MA belegen.
  5. Auswertung:

    • Mitarbeiter Monatsblatt / Jahresblatt.
    • Team Auswertung.
  6. Lohnmeldung:

    • Berechnung Löhne, Zeitzuschläge, Fahrtkosten, Netto – Lohn Optimierung.
    • DATEV – Schnittstelle (PREMIUM Version).
  7. Controlling:

    • Kosten, Umsatz, Krankenstand, Vollzeit-Äquivalenz.

Kundenverwaltung + Abrechnung

  1. Kundenverwaltung:

    • Kundenstammdaten.
    • Serienbrief – Funktion.
    • Eigene Liste definieren.
    • Statistiken (Belegung).
    • Kunden archivieren.
    • Kunden Dokumenten Verwaltung.
  2. Rechnungsausgangsbuch:

    • Rechnungsbearbeitung (Storno, Kopieren).
    • DATEV – Schnittstelle (PREMIUM – Version).
  3. Abrechnung:

    • automatische Abrechnung von Leistungen aus Dienstplänen.
    • Abrechnung von: Pauschalen, Schichten, Leistungskalender.
    • Abrechnung von Leistungserfassung über die App.
    • Rechnungslauf für alle Kunden.